Курс: Эффективный тайм - менеджмент для специалиста с использованием Microsoft Outlook 2016/2019

Продолжительность курса: 32 ак. ч.

Описание курса:
Хотите научиться управлять временем? Ваше решение – комплексная программа «Эффективный тайм-менеджмент для специалиста с использованием Microsoft Outlook 2019/2016»!
Вы научитесь обеспечивать производительность собственного труда и труда своих подчиненных за счет применения технологий эффективного планирования рабочего времени. Вы овладеете принципами, технологиями и навыками эффективного планирования рабочего времени, освоите приемы самомотивации.  
В планировании рабочего времени Вы получите надежного и незаменимого помощника – программу Microsoft Outlook с ее многочисленными функциями планирования и организации рабочего времени, дополненными удобными способами работы с электронной почтой. Вы научитесь эффективно использовать рабочее время, автоматизировать и ускорять обмен информацией. Организация собраний, работа с входящей и исходящей документацией больше не будут для Вас утомительной работой.

Аудитория:
Курс предназначен для собственников бизнеса, руководителей предприятий, менеджеров высшего и среднего звена и всех, кто заинтересован в оптимизации своего времени и лучшей самоорганизации.
Необходимая подготовка:
•    Базовые знания работы с ПК (Windows, Word).

Результат обучения:
После изучения курса слушатель будет уметь:
•    достигать большего за меньшее время;
•    успевать сделать главные дела вовремя;
•    продвигаться вперед быстрее и эффективнее;
•    сбалансировать работу и личную жизнь;
•    успокоиться и не переживать из-за времени.

Программа курса:
Модуль 1. Главный ресурс в жизни и бизнесе — время!
•    Учет своих индивидуальных особенностей в управлении временем. Практика –«Определение цикла действия». Рабочий стиль.
•    Эффективное управление временем. Ролевая игра – Есть ли у вас план?

Модуль 2. Практика – Создание древа целей. «Основные жизненные ценности». Миссия – Цель – Задача – Исполнение.
•    Инвентаризация времени. Хронометраж и оценка личной эффективности. Практика – Портрет рабочего дня. Отслеживание показателей в личной работе (Пирог времени).
•    Самоменеджмент с использованием дневника времени, календарика-пинарика, ментальных карт.
•    Анализ "поглотителей" времени (хронофагов) и их устранение. Определение продолжительности непродуктивной работы. Выявление резервов времени.

Модуль 3. Навыки эффективного планирования и целеполагание.
•    Анализ ценностей и целей. Главные цели жизни и их разглобализация. Определение глобальной цели. Проверяем по критериям формулирования целей SMART. Практика «Измерение целей». Кейс – Золотая рыбка.
•    Принятие решений: вскрыть резервы производительности. Практика.
•    Необходимость принятия решений. Практика - «Съесть лягушку, разделить слона, швейцарский сыр» и т. д.
•    Техники Pomodoro и Trello: тайм-менеджмент, который работает: просто и элегантно – обзорно.
•    Обзор популярных программ для управления временем / собой ….google calendar – обзорно.
•    Облачные хранилища (Dropbox, Google Drive) – обзорно.

Модуль 4. Эффективное управление временем
•    Принципы и правила планирования времени. Цветное планирование. Принцип Парето (соотношение 80:20). Принцип «3 гвоздя».
•    Установление приоритетов с помощью анализа АБВ. Анализ списка дел участников.
•    Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауэра. Практика - «Важно/Неважно».
•    Практика - «Ценности и приоритеты».

Модуль 5. Использование электронной почты для эффективного обмена информацией
•    Первый запуск Microsoft Outlook 2019/2016. Настройка папки по умолчанию при запуске Outlook.
•    Обновленный интерфейс, элементы окна программы.
•    Эффективная справка. Обучающие инструменты.
•    Работа с областью папок.
•    Изменение порядка расположения папок в области папок.
•    Обзор основных отличий от ранних версий Outlook.
•    Изменение содержимого панели навигации.
•    Использование электронной почты для эффективного обмена информацией.
•    Новая возможность Outlook 2019 – чтение вслух.
•    Создание сообщения, использование значков SVG для наглядного представления информации.
•    Ответ, пересылка, использование копии и скрытой копии сообщения, изменение формата сообщений.
•    Использование возможности поиска проблем читаемости при создании сообщения.
•    Удаление сообщений, восстановление.
•    Новая возможность Outlook 2019, пометка сообщений как прочитанных при удалении.
•    Новая возможность Outlook 2019 - сортировка почты
•    Параметры отслеживания сообщений и голосования по электронной почте.
•    Опросы по электронной почте.
•    Статистика опросов.
•    Планирование времени отправки сообщений.
•    Настройка переадресации ответов.
•    Установка срока действия сообщения.
•    Получение уведомлений о доставке и прочтении сообщений.
•    Настройки по умолчанию.
•    Быстрые действия.
•    Быстрые ответы с помощью встроенных ответов.
•    Отметка сообщений к исполнению.
•    Настройка напоминаний.
•    Работа с вложениями при получении.
•    Быстрые команды в строке вложений.
•    Работа с вложениями при отправке.
•    Вложения в письма из облачного хранилища OneDrive.
•    Создание подписей.
•    Создание визитных карточек.
•    Добавление электронной визитной карточки в подпись сообщений.
•    Создание и использование шаблонов сообщений.
•    Понятие «Web – почта». Отличия от использования почтового клиента.
•    Настройка учетной записи Outlook 2019/2016 для работы с электронной почтой Интернет.

Модуль 6. Организация входящей информации. Контакты, адресная книга Outlook
•    Работа с адресными книгами
•    Добавление контактов в адресную книгу
•    Настройка адресной книги по умолчанию
•    Создание списков рассылки
•    Условное форматирование. Умейте выделить главное
•    Беседы. Настройка
•    Фильтр нежелательной почты
•    Управление сообщениями электронной почты с помощью правил, работа с Мастером правил
•    Использование области «Избранные папки»
•    Папки поиска. Использование. Создание пользовательских папок поиска
•    RSS каналы
•    Фильтр нежелательной почты
•    Функциональный поиск. Новый «Помощник»
•    Интеллектуальный поиск
•    Автоответы

Модуль 7. Персональная деятельность в Календаре. Встречи, события, собрания. Работа с задачами. Технология постановки задач. Совместное использование расписания, списка контактов, списка задач. Доступы к папкам Outlook
•    Outlook как оптимальное решение в практическом планировании. Использование календаря.
•    Элемент интерфейса - панель прогноза погоды.
•    Настройка параметров календаря.
•    Изменение масштаба временной шкалы, изменение параметров рабочей недели.
•    Навигация в календаре.
•    Добавление, удаление и изменение часовых поясов.
•    Быстрый обзор календарных планов.
•    Создание разовых и повторяющихся встреч.
•    Создание разовых и повторяющихся событий.
•    Установка напоминаний.
•    Создание и работа с несколькими календарями.
•    Планирование собраний.
•    Процедура планирования собрания, приглашение участников.
•    Ответ на приглашение. Статистика ответов на приглашение.
•    Изменение информации о собрании после отправки приглашений, отмена собрания.
•    Работа с задачами.
•    Создание разовой и повторяющейся задачи. Отображение задач в календаре.
•    Обновление задачи, выполнение задачи.
•    Назначение задач.
•    Понятие назначения задачи и владения задачей.
•    Прием и отклонение задачи, переадресация поручения.
•    Контроль выполнения задач.
•    Рассылка отчета о состоянии задачи.
•    Создание подпапок, перемещение элементов между папками, функция автосоздания элементов.
•    Совместное использование расписания, списка контактов, списка задач с помощью общих папок.
•    Настройка разрешений для общих папок.
•    Предоставление общего доступа к папкам Outlook 2019/2016.
•    Открытие папок других пользователей.

Модуль 8. Организация встреч, задач в проекты. Представления в Outlook. Работа с категориями. Использование дневника, заметок. Резервное копирование информации. Импорт - экспорт данных.
•    Настройте личную систему планирования. Успевайте выполнить главное.
•    Использование категорий для эффективного планирования. Организация встреч, задач в проекты.
•    Создание пользовательских категорий.
•    Назначение категорий, работа с главным списком категорий.
•    Практическое применение категорий: организация задач в проекты.
•    Сортировка, группировка, фильтрация.
•    Систематизация планирования с помощью пользовательских полей.
•    Выбор и изменение представлений. Создание пользовательских представлений.
•    Расширенный поиск элементов. Правила поиска. Эффективный поиск элементов.
•    Тактика Zero Inbox.
•    Использование и настройка страницы "Outlook сегодня".
•    Печать различных элементов, настройка параметров печати.
•    Использование дневника.
•    Создание записей в дневнике.
•    Материализуйте мысли и идеи. Использование заметок.
•    Создание и редактирование заметок.
•    Пересылка заметок по электронной почте.
•    Преимущества использования Outlook 2019/2016 совместно с Microsoft Exchange Server.
•    Принципы хранения информации в Outlook 2019/2016. Резервное копирование и перенос базы данных Outlook.
•    Импорт – экспорт данных Outlook.
•    Архивация данных в Outlook 2019/2016.
•    Синхронизация Outlook с мобильными устройствами IPad, IPhone, Android, Windows Phone.